La crise sanitaire a considérablement changé le mode de fonctionnement des entreprises. Cette évolution, portée par l’accélération de la digitalisation sur fond de télétravail, aurait – selon les experts – fait prendre 5 à 10 ans de maturité en termes de transformation digitale. La gestion électronique des documents, favorisée par l’objectif d’atteindre le “zéro papier”, en est un volet majeur. 

La Gestion Electronique des Documents s’est imposée comme une des solutions pour répondre au besoin pressant des entreprises en matière d’évolution de leurs méthodes de travail durant l’épidémie de Coronavirus. En parallèle, la GED présente également un intérêt dans le cadre d’une démarche RSE. 

Un outil nécessaire à la transformation numérique…

Alors que l’arrivée du télétravail a fait de l’accès aux documents à distance une nécessité, la pérennisation des méthodes de travail apparues pendant la pandémie ont conduit les entreprises à se doter d’outils capables d’ancrer durablement leur digitalisation. Pour garantir un accès rapide aux documents, une pratique s’est distinguée des autres : la dématérialisation des documents. La Gestion Electronique des Documents (GED) appuyée par le Cloud est ainsi devenue un outil incontournable pour assurer la continuité de l’activité, au service de la performance des entreprises, comme le souligne Pacôme Lesage, Président Sage France et Europe du Sud : « Les décisionnaires qui ont fait l’expérience de la gestion d’entreprise grâce aux outils numériques ou cloud en sont devenus les ambassadeurs et témoignent de leur efficacité, aussi bien sur un plan individuel que collectif ». 

La GED facilite la gestion des flux de documents électroniques à travers différents services tels que la numérisation et la diffusion de document, l’utilisation d’un système d’archivage ou encore la sécurisation des documents et l’automatisation de tâches répétitives. Dans la plupart des cas, l’outil GED est hébergé dans un Cloud pour en maximiser l’efficacité puisque ce dernier permet de bénéficier de mises à jour en temps réel des documents, facilitant ainsi l’utilisation des collaborateurs. 

Des atouts multiples

Si elle est de plus en plus mobilisée par les entreprises, c’est parce que la GED (en plus d’inscrire de façon durable la transformation numérique des entreprises) présente de nombreux atouts.

Le coût de l’impression (encre et papier) étant considérablement réduit avec la numérisation des documents, la GED est une source d’économie financière. Et parce que la numérisation des documents s’accompagne de leur mutualisation, la GED est aussi synonyme de gains de productivité et d’efficacité collaborative : le temps alloué à  la recherche de documents diminue largement. 

Dans un article d’ICT Journal consacré à la numérisation des processus, Didier Oppliger, directeur de Faigle SA Suisse Romande estime : « qu’en moyenne, une PME de 20 à 150 collaborateurs est en mesure de diviser par deux le temps nécessaire à l’interne pour exécuter les tâches qui ont été numérisées ». Avec la GED, l’accès aux documents est  aussi plus sécurisé, limitant ainsi la fuite d’information. 

La numérisation des documents est également encouragée par la législation française.  L’article 1316-1 du code civil régi par la loi du 13 mars 2000 stipule  que : « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier ». 

Alors que le zéro papier apparaît de plus en plus comme incontournable dans une démarche RSE cohérente, la GED peut représenter une véritable valeur ajoutée. Selon une étude Ipsos, en moyenne 31 pages sont imprimées par jour et par salarié en Europe. Si la France reste sous la moyenne avec 28 pages, des progrès peuvent  encore être faits.